مدیریت امور مالی یکی از مهم‌ترین بخش‌های اداره هر شرکت است، اما همه کسب‌وکارها به یک اندازه به خدمات حسابداری نیاز ندارند. یک شرکت تازه‌تأسیس با چند نیروی محدود، نیازهای متفاوتی نسبت به یک شرکت تولیدی یا پیمانکاری بزرگ دارد. به همین دلیل انتخاب خدمات حسابداری باید بر اساس نوع فعالیت، حجم معاملات، تعداد کارکنان و نیازهای مالی شرکت انجام شود.

گاهی مدیر یک کسب‌وکار تصور می‌کند برای مدیریت امور مالی حتماً باید یک حسابدار تمام‌وقت استخدام کند. در حالی که در برخی شرکت‌ها می‌توان بخشی از امور را برون‌سپاری کرد یا از حسابدار پاره‌وقت استفاده کرد.

در این مطلب بررسی می‌کنیم که مدیران شرکت‌ها هنگام انتخاب خدمات حسابداری باید به چه نکاتی توجه کنند و چه زمانی استفاده از خدمات پاره‌وقت می‌تواند گزینه مناسبی باشد.

چرا انتخاب خدمات حسابداری مناسب اهمیت دارد؟

حسابداری فقط ثبت فاکتورهای خرید و فروش نیست. اطلاعات حسابداری می‌تواند مبنای تصمیم‌گیری‌های مهم مالی و مدیریتی شرکت قرار بگیرد.

مدیر شرکت باید بداند چه میزان درآمد داشته، هزینه‌های اصلی کسب‌وکار کدام‌اند، چه مقدار از مطالبات هنوز وصول نشده، چه بدهی‌هایی در پیش است و وضعیت جریان نقدی شرکت چگونه است.

اگر اطلاعات مالی به‌صورت منظم ثبت و بررسی نشوند، ممکن است تصمیم‌گیری مدیر بر اساس اطلاعات ناقص انجام شود.

از طرف دیگر، نظم حسابداری به شرکت کمک می‌کند اسناد و مدارک مالی خود را بهتر مدیریت کند و برای انجام تعهدات مالی و مالیاتی آمادگی بیشتری داشته باشد.

چه عواملی در انتخاب خدمات حسابداری مؤثر هستند؟

پیش از انتخاب یک حسابدار یا مجموعه ارائه‌دهنده خدمات مالی، بهتر است نیاز واقعی شرکت مشخص شود.

نوع فعالیت شرکت

نیازهای مالی یک شرکت بازرگانی با شرکت تولیدی، خدماتی یا پیمانکاری متفاوت است.

برای مثال، یک شرکت تولیدی ممکن است به ثبت و کنترل هزینه‌های تولید، موجودی کالا و بهای تمام‌شده نیاز داشته باشد، در حالی که در یک شرکت خدماتی تمرکز حسابداری ممکن است بیشتر روی درآمدها، هزینه‌های جاری و قراردادهای خدماتی باشد.

بنابراین تجربه حسابدار در حوزه فعالیت شرکت اهمیت زیادی دارد.

حجم معاملات و اسناد مالی

تعداد فاکتورها، دریافت‌ها، پرداخت‌ها و سایر اسناد مالی یکی از عوامل مهم در تعیین میزان خدمات مورد نیاز است.

شرکتی که روزانه ده‌ها یا صدها تراکنش مالی دارد، طبیعتاً به ساختار حسابداری متفاوتی نسبت به شرکتی با چند تراکنش در ماه نیاز خواهد داشت.

تعداد کارکنان

وجود کارکنان بیشتر به معنای افزایش فرآیندهای مربوط به حقوق و دستمزد و اطلاعات پرسنلی است.

اگر شرکت تعداد زیادی نیروی انسانی داشته باشد، امور مربوط به حقوق، مزایا، کسورات و ثبت اطلاعات پرسنلی نیز باید به‌صورت منظم مدیریت شود.

نیازهای مالیاتی

یکی دیگر از موضوعات مهم، میزان و نوع تعهدات مالیاتی شرکت است.

شرکت‌ها باید متناسب با نوع فعالیت و وضعیت خود، تکالیف مالیاتی مربوطه را پیگیری کنند. بنابراین هنگام انتخاب خدمات حسابداری باید مشخص شود که آیا شرکت فقط به ثبت اسناد نیاز دارد یا خدمات مرتبط با امور مالیاتی نیز برای آن اهمیت دارد.

خدمات حسابداری معمولاً شامل چه مواردی است؟

انجام خدمات حسابداری می‌تواند متناسب با نیاز شرکت بسیار متنوع باشد. برخی از فعالیت‌های رایج عبارت‌اند از:

• ثبت و طبقه‌بندی اسناد مالی

• ثبت فاکتورهای خرید و فروش

• کنترل حساب‌های بانکی

• بررسی دریافت‌ها و پرداخت‌ها

• کنترل حساب‌های دریافتنی و پرداختنی

• تهیه گزارش‌های مالی

• تهیه گزارش‌های مدیریتی

• مدیریت اسناد و مدارک مالی

• محاسبه حقوق و دستمزد

• آماده‌سازی اطلاعات مورد نیاز امور مالیاتی

• بررسی و اصلاح حساب‌ها

• بستن حساب‌ها و تهیه گزارش‌های دوره‌ای

البته لزوماً همه شرکت‌ها به تمام این خدمات نیاز ندارند و بهتر است خدمات بر اساس شرایط واقعی کسب‌وکار انتخاب شوند.

آیا استخدام حسابدار تمام‌وقت همیشه ضروری است؟

خیر.

یکی از اشتباهات رایج این است که تصور کنیم هر شرکتی برای مدیریت امور مالی حتماً باید یک حسابدار تمام‌وقت استخدام کند.

اگر حجم فعالیت‌های مالی شرکت محدود باشد، حضور حسابدار در تمام ساعات کاری ممکن است ضروری نباشد.

برای مثال، یک شرکت کوچک ممکن است در هفته تعداد محدودی فاکتور و سند مالی داشته باشد و بتواند امور حسابداری خود را در چند روز مشخص انجام دهد.

در چنین شرایطی استفاده از خدمات حسابداری پاره‌وقت می‌تواند انعطاف بیشتری برای شرکت ایجاد کند.

اعزام حسابدار پاره‌وقت برای چه شرکت‌هایی مناسب است؟

اعزام حسابدار پاره‌وقت می‌تواند برای شرکت‌هایی مناسب باشد که به حضور دوره‌ای حسابدار نیاز دارند اما حجم امور مالی آنها به اندازه‌ای نیست که استخدام نیروی تمام‌وقت ضرورت داشته باشد.

برای مثال:

• شرکت‌های کوچک و تازه‌تأسیس

• شرکت‌هایی با حجم محدود اسناد مالی

• کسب‌وکارهایی که بخشی از حسابداری خود را برون‌سپاری کرده‌اند

• شرکت‌هایی که در دوره‌های خاص به نیروی حسابداری بیشتری نیاز دارند

• مجموعه‌هایی که نیاز به بررسی و ساماندهی اسناد مالی دارند

در این مدل، برنامه حضور حسابدار می‌تواند بر اساس نیاز شرکت تنظیم شود.

مزیت حسابدار پاره‌وقت برای شرکت‌های کوچک چیست؟

مهم‌ترین مزیت این روش، انعطاف‌پذیری آن است.

شرکتی که به حضور روزانه حسابدار نیاز ندارد، می‌تواند از تخصص حسابداری در روزها یا ساعات مشخص استفاده کند. این موضوع می‌تواند هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی را نیز در مقایسه با استخدام یک نیروی تمام‌وقت کاهش دهد.

از طرف دیگر، حضور حسابدار در محل شرکت باعث می‌شود فرد متخصص مستقیماً با اسناد، فرآیندهای مالی و نحوه فعالیت کسب‌وکار آشنا شود.

البته میزان حضور مورد نیاز باید بر اساس حجم واقعی فعالیت‌های شرکت تعیین شود.

برون‌سپاری حسابداری چه زمانی انتخاب مناسبی است؟

برخی شرکت‌ها ترجیح می‌دهند امور حسابداری را به یک مجموعه تخصصی خارج از شرکت واگذار کنند.

این روش برای کسب‌وکارهایی که نمی‌خواهند تیم حسابداری داخلی ایجاد کنند، می‌تواند قابل بررسی باشد.

در برون‌سپاری ، شرکت می‌تواند بر اساس نیاز خود فقط بخشی از امور یا مجموعه گسترده‌تری از فعالیت‌های حسابداری را به یک مجموعه متخصص واگذار کند.

برای مثال ممکن است ثبت اسناد و تهیه گزارش‌های مالی برون‌سپاری شود، در حالی که مدیر شرکت همچنان کنترل و نظارت کلی بر امور مالی را بر عهده داشته باشد.

هنگام انتخاب حسابدار چه نکاتی را بررسی کنیم؟

انتخاب حسابدار نباید فقط بر اساس هزینه انجام شود. تجربه و آشنایی با نوع فعالیت شرکت اهمیت زیادی دارد.

پیش از شروع همکاری بهتر است درباره موارد زیر توافق مشخصی وجود داشته باشد:

شرح وظایف: مشخص شود حسابدار دقیقاً مسئول چه فعالیت‌هایی است.

زمان حضور: در صورت همکاری پاره‌وقت، تعداد روزها و ساعات حضور مشخص شود.

گزارش‌دهی: نوع و زمان ارائه گزارش‌های مالی مشخص شود.

اسناد و مدارک: فرآیند تحویل و نگهداری اسناد مشخص باشد.

امور مالیاتی: اگر حسابدار مسئول بخشی از امور مالیاتی است، حدود مسئولیت او به‌صورت شفاف تعیین شود.

محرمانگی اطلاعات: اطلاعات مالی شرکت از جمله اطلاعات حساب‌های بانکی، قراردادها و معاملات باید محرمانه باقی بماند.

مدیر شرکت چگونه نیاز واقعی خود را مشخص کند؟

برای انتخاب مدل مناسب حسابداری، مدیر شرکت می‌تواند ابتدا چند سؤال ساده از خود بپرسد:

• ماهانه چند سند مالی در شرکت ثبت می‌شود؟

• چند حساب بانکی وجود دارد؟

• تعداد کارکنان شرکت چقدر است؟

• حجم خرید و فروش چقدر است؟

• آیا شرکت پروژه‌های متعدد دارد؟

• آیا گزارش‌های مالی ماهانه مورد نیاز است؟

• چه میزان از امور مالیاتی نیاز به پیگیری دارد؟

• آیا حضور فیزیکی حسابدار در شرکت ضروری است؟

پاسخ به این سؤالات کمک می‌کند مشخص شود شرکت به حسابدار تمام‌وقت، حسابدار پاره‌وقت یا خدمات برون‌سپاری‌ حسابداری  نیاز دارد.

جمع‌بندی

انتخاب خدمات حسابداری باید بر اساس شرایط واقعی هر کسب‌وکار انجام شود. اندازه شرکت به‌تنهایی تعیین‌کننده میزان خدمات مورد نیاز نیست و عواملی مانند تعداد معاملات، نوع فعالیت، تعداد کارکنان، حجم اسناد و نیازهای مالیاتی نیز اهمیت دارند.

شرکت‌های کوچک با حجم محدود عملیات مالی ممکن است به استخدام حسابدار تمام‌وقت نیاز نداشته باشند و بتوانند از خدمات حسابداری پاره‌وقت یا برون‌سپاری استفاده کنند.

در نهایت، هدف از انتخاب خدمات حسابداری این است که اطلاعات مالی شرکت به شکل منظم، دقیق و قابل استفاده ثبت و مدیریت شود تا مدیر بتواند با دید روشن‌تری درباره وضعیت کسب‌وکار تصمیم بگیرد.